Microsoft-Teams-Besprechungen (Online-Besprechungen)

Was ist Microsoft Teams?

"Microsoft Teams" ist eine Plattform für die gemeinsame Arbeit in Unternehmen, die die Zusammenarbeit deutlich vereinfachen soll. Microsoft Teams ist ein Chat-basiertes Collaboration Tool, das zu den Serviceangeboten innerhalb von Office 365 gehört.

 

Was kann Microsoft Teams?

Mit Microsoft Teams auf Ihrem PC, Mac oder Mobilgerät können Sie folgende Aktionen ausführen: Zusammenstellen eines Teams. Verwenden von Chats anstelle von E-Mails. Sicheres, gleichzeitiges Bearbeiten von Dateien. Video-Telefonie, Bildschirm teilen und Online-Besprechungen durchführen.

 

Wie funktioniert Microsoft Teams?

Im Fokus von Microsoft Teams steht das Erstellen eines gemeinsamen Arbeitsbereiches in Office 365, in dem die Teammitglieder miteinander interagieren können. Microsoft Teams bietet über den Gruppenchat hinaus auch direkten Austausch von Nachrichten, genauso wie Dateien oder Notizen.

 

Wie funktioniert eine Microsoft Teams-Besprechung?

Allgemein kann jede Person mit jedem Endgerät an einer Besprechung teilnehmen. Sie wird von einer Person mit einem entsprechenden Microsoft Teams bzw. Microsoft 365 Account „gehostet“ (erstellt und bereitgestellt). Dabei ist es erstmal nicht notwendig, ob die Teilnehmenden Microsoft Teams besitzen und oder installiert haben. Die Teilnahme funktioniert per Klick auf "an Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen" und dann entweder im Browser (keine Installation notwendig) oder in der Microsoft Teams-Applikation auf dem jeweiligen Endgerät (Laptop, Computer, Tablet oder Smartphone). Ein Mikrofon und Webcam (in Laptops normalerweise integriert – in Tablets und Smartphones sowieso) ist von Vorteil. Ein Headset ist oftmals noch angenehmer. Ansonsten kann natürlich auch parallel telefoniert werden.

 

Kann jeder den Chat und oder an der Besprechung teilnehmen?

Nein. Der Chatraum bzw. die angelegte Microsoft Teams-Besprechung ist geschlossen. Nach Klick und Öffnen der Besprechung, müssen alle Teilnehmer einzeln zugelassen werden.

 

Brauche ich einen Microsoft Teams-Account oder Microsoft-Account, um an einer Besprechung teilzunehmen?

Nein. An einer Besprechung kann auch als Gast teilgenommen werden.

 

Was benötige ich? Welche Hardware und oder Software ist notwendig?

Ein Endgerät, bestmöglich mit Mikrofon und Kamera (in Laptops, Tablets und Smartphone in der Regel vorhanden). Microsoft Teams auf dem Endgerät zu installieren ist von Vorteil, aber nicht zwingend notwendig. Ein Headset kann auch von Vorteil sein.

 

Welche Funktionen gibt es während einer Besprechung? 

Während einer Besprechung lassen sich Video und Ton ebenso teilen, wie der Bildschirm und Dateien. Darüber hinaus besteht eine Chat-Funktion. Das eigene Mikrofon und Video lassen sich deaktivieren. Weiterhin lassen sich die Videos der anderen Teilnehmenden deaktivieren. Wer via die Microsoft Teams-Applikation eingewählt ist, kann zusätzlich die Steuerung für den Computer übergeben (bspw. für Wartung und Instandhaltung durch die IT etc.). Wer einem Chat beitritt muss in der Regel aktiv Kamera und Ton zuschalten.

 

Bekannte Probleme?

Wenn zwei Laptops und oder Endgeräten in einem Raum einwählen oder zumindest beim zweiten Endgerät den Ton und Mikrofon ausschalten, da es sonst zu Rückkopplungen kommen kann.

 

 

Szenario: Microsoft Teams-Besprechung für Kunden:

ecco erstellt eine Microsoft-Teams-Besprechung in einem Outlook-Termin (Kalendereintrag), der einen Link zu der Besprechung enthält (die Links in diesem Beispiel sind deaktiviert). Zum Zeitpunkt des Termins klicken die Teilnehmenden auf den zur Verfügung gestellten Link und nehmen entweder im Browser und oder besser - wenn verfügbar und installiert - in der Teams-App teil. Teilnehmende authentifizieren sich mit ihrem Namen und oder den hinterlegten Daten in der App und gelangen zunächst in einen Wartebereich. Der Organisator / Einladende akzeptiert bzw. authorisiert darauf hin die Teilnehmenden und fügt sie so in den gesicherten Chatraum hinzu, wo sie dann Video und Ton aktivieren können. Ein Headset ist in unruhigen Umgebungen zu empfehlen.

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An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen

Weitere Informationen zu Teams | Besprechungsoptionen

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Szenario: Rechtskatasteraktualisierungstermin

ecco teilt den Bildschirm für die Teilnehmenden. Im ersten Schritt werden die aktuellen Maßnahmen aus den vorherigen Terminen durchgegangen. Danach werden die Neuerungen vorgestellt und besprochen. Dabei werden etwaige Handlungsbedarfe identifiziert und ggf. Maßnahmen adressiert. So weit Informationen bzgl. Zukünftiger Änderungen bestehen werden diese in einem kurzen Ausblick wieder gegeben. Sollten Nachweise bspw. eingesehen werden, können Teilnehmende entweder ihren Bildschirm teilen (hierfür ist die Einwahl via die Teams´-App vorteilhaft) oder Dokumente und oder Bilder im Chat geteilt werden.

 

Szenario: Audits (Remote-Audits)

Es können auch Audits per Teams durchgeführt werden. Dazu sollten die Teilnehmenden im Dialog sich austauschen und darüber hinaus Video und Bildschirm teilen können. Prinzipiell wird das Audit so durchgeführt als wäre der Auditor vor Ort. Es kann also eine digitale Dokumenteneinsicht stattfinden. Lediglich eine Begehung (auch wenn theoretisch möglich durch die Einwahl per Smartphone und Videostream) ist schwierig umsetzbar.

 

PS: Sollten die Teilnehmenden keine Microsoft Teams-Lizenz / Applikation installiert haben, kann ecco diese für das Audit bereitstellen, da das Bildschirm teilen nicht immer für alle Browser gleichwertig funktioniert.

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